Ochrona danych osobowych mieszkańców gminy oraz pozostałych interesantów jest jednym z najważniejszych zadań pracowników Urzędu Gminy Łubowo.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Szanowni Mieszkańcy,
Wójt Gminy Łubowo, celem realizacji zadań związanych z ustawą o samorządzie gminnym oraz innych ustaw, przetwarza i archiwizuje wiele danych osobowych. Urząd Gminy Łubowo dokłada wszelkich starań aby pobierać od interesantów minimalny zakres danych osobowych. Zadaniem Urzędu jest dbałość o to, aby dane osobowe były wykorzystane wyłącznie w celów określonych przepisami prawa. Ze szczególną starannością dbamy o to, aby dostęp do danych osobowych miały jedynie osoby które bezpośrednio realizują daną sprawę. Informacje zawierające dane osobowe nie są przekazywane innym osobom, i podmiotom, z wyjątkiem sytuacji gdy przepisy prawa nakazują ich przekazanie innym organom. Rozwiązania teleinformatyczne funkcjonujące w Urzędzie skonfigurowano w taki sposób, aby szybko i bezpiecznie załatwiać sprawy urzędowe interesantów. Chcemy zapewnić, że staramy się dochować najwyższej staranności, aby dane osobowe pozostawały u nas bezpieczne i poufne. Ochrona danych osobowych mieszkańców gminy oraz pozostałych interesantów jest jednym z najważniejszych zadań pracowników Urzędu Gminy Łubowo.
Dane osobowe a załatwianie spraw urzędowych
Przepisy o ochronie danych osobowych zobowiązują Urząd do przekazania kilku podstawowych informacji w trakcie przekazywania nam danych osobowych niezbędnych do załatwienia sprawy. Ten obowiązek może pojawić się również w przypadku, gdy pozyskujemy dane z innych źródeł.
Poniżej zamieszczona jest ogólna klauzula informacyjna zawierającą wszystkie niezbędne informacje, które powinny zostać przekazane osobom załatwiającym sprawy urzędowe.
Dbałość o bezpieczeństwo
Aby zadbać o bezpieczeństwo mieszkańców oraz innych interesantów, ochronę mienia, jak również w trosce o bezpieczeństwo danych osobowych, które przetwarzamy Urząd Gminy Łubowo wykorzystuje w swoich działaniach rozwiązania mające zapewnić maksymalne standardy bezpieczeństwa. zostały one określone w stosownych regulacjach wewnętrznych Urzędu gminy w tym w „Polityce Bezpieczeństwa Informacji wraz z Instrukcją Zarządzania Systemami Informatycznymi w Urzędzie Gminy Łubowo”. Jednym ze stosowanych rozwiązań jest system monitoringu wizyjnego, który dzieli się na 2 obszary:
-
Pierwszy zabezpiecza teren przed budynkiem Urzędu Gminy Łubowo wraz parkingiem (część południowa)
-
Drugi zabezpiecza teren na zapleczu budynku Urzędu Gminy oraz teren boiska sportowego (część północna)
Prawa osób
Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nadają wiele praw osobom, których dane są przetwarzane. Do tych praw należą:
-
Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych;
-
Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
-
Prawo do usunięcia swoich danych osobowych;
-
Prawo ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
-
Prawo do przenoszenia swoich danych osobowych;
-
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
-
Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych;
-
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Urząd Gminy Łubowo jako instytucja publiczna nie zawsze będzie mógł realizować wszystkie z tych praw. Zakres przysługujących praw zależy bowiem zarówno od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych, jak i często sposobów ich gromadzenia. Ponieważ dane osobowe w Urzędzie Gminy Łubowo przetwarzane są wyłącznie w granicach wskazanych przepisami prawa, w większości przypadków nie będzie można realizować na przykład prawa do przenoszenia czy prawa do usunięcia danych osobowych. Pragniemy jednak pokreślić, że zabezpieczaniu danych osobowych poświęcamy szczególną uwagę mając świadomość że odpowiednie zabezpieczenie tych danych jest naszym obowiązkiem.
Czas przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane na potrzeby realizacji danej sprawy oraz do celów archiwalnych. Czas ich przetwarzania będzie różny, i zależny, od załatwianej sprawy i związanymi z tym obowiązującymi procedurami. Do tych terminów należy włączyć okres przechowywania określonych akt sprawy wynikający z przepisów prawa.
Podejmowanie decyzji w sposób zautomatyzowany
Przekazane dane w większości przypadków nie będą podlegały zautomatyzowanemu procesowi podejmowania decyzji, a także profilowaniu. W szczególnych jednostkowych przypadkach jeżeli zaistnieje taka sytuacja, każda osoba będzie o tym fakcie informowana.
Istotne kontakty
Każda zainteresowana osoba jeżeli uzna że jej dane osobowe są niewłaściwie przetwarzane, lub chce uzyskać informacje na temat własnych przetwarzanych danych osobowych przez Urząd Gminy Łubowo – może zasięgnąć pomocy.
-
Administrator (danych osobowych) – Wójt Gminy Łubowo, 62-260 Łubowo 1.
-
Inspektor Ochrony Danych – z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem najłatwiej skontaktować się pocztą elektroniczną pod adresem rodo@elta.gniezno.pl.
Przepisy prawa
Klauzula informacyjna_RODO_rodo(1).pdf